Microsoft Teams: Grundlagen

So gelingt der Einstieg und das Arbeiten mit Microsoft Teams. Die mehrteilige Artikelserie erklärt die wichtigsten Funktionen von den Grundlagen bis zur professionellen Nutzung von Microsoft Teams.

  • Teil 1: Microsoft Teams Grundlagen

Was ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams
Screenshot Microsoft Teams Webseite, Copyright Microsoft

Die digitale Zusammenarbeit von Menschen ist gefragter denn je. Auf dem Markt existieren hierfür diverse Kooperationsplattformen. Eine dieser nützlichen Lösungen möchten wir im Detail vorstellen: Microsoft-Teams, eingeführt im März 2017. Und sie ist bei Office 365 völlig kostenlos enthalten.

Microsoft Teams ist eine Kollaborationslösung für Unternehmen, Freiberufler und so gut wie alle anderen, die in einer professionellen Teamumgebung arbeiten. Sinn und Zweck ist also, mit mehreren Menschen remote online zusammen zu arbeiten, teils in Echtzeit.

Microsoft Teams ist eine Chat-basierte Plattform für die digitale Zusammenarbeit mit Dokumentenfreigabe, Online-Besprechungen und vielen weiteren äußerst nützlichen Funktionen für die Geschäftskommunikation.

Der Hauptvorteil von Microsoft Teams gegenüber Konkurrenten ist die umfassende Integration mit Office 365. Es lässt sich nativ in Word, Excel, PowerPoint und anderen Anwendungen von Microsoft integrieren. Für Unternehmen, die Microsoft 365 Business bereits abonniert haben, ist Teams ein kostenloses Add-On.

Mit einer Kollaborationslösung für gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche können Kommunikation und kreative Entscheidungen schnell und einfach umgesetzt werden. Insbesondere dann, wenn ein bestimmtes Team in einem sehr großen Unternehmen angesiedelt ist, viele Mitarbeiter an entfernten Standorten beschäftigt sind oder das Team aus einer erheblichen Anzahl von Mitgliedern besteht.


Wer nutzt Microsoft Teams?

Anstatt Skype zu verwenden, hat Microsoft den Großteil seiner kollaborativen Unternehmenssoftware in Teams gebündelt. Im Jahr 2017 ersetzte es Microsoft Classroom durch Teams. 2018 brachte Microsoft die kostenlose Version von Teams heraus (mit Einschränkungen). Außerdem wird Skype für Unternehmen im Jahr 2021 eingestellt und die Nutzer in Teams umgewandelt.

Die Microsoft-Führungskräfte haben sich dafür ausgesprochen, dass Microsoft Teams die primäre Kommunikationsplattform für die Zukunft ist.

Laut Angaben von Microsoft nutzen mehr als 13 Millionen aktive Nutzer täglich oder 19 Millionen aktive Nutzer wöchentlich Microsoft Teams. Im März 2019 teilte Microsoft mit, dass 500.000 Organisationen den Dienst nutzen.

Während der COVID-19-Pandemie stieg die Popularität der Software im Lockdown sprunghaft an und erreichte im März 2020 geschätzte 44 Millionen aktive Benutzer, im April 75 Millionen.

Microsoft Teams vs Slack – Anzahl täglich aktiver User 2017 – 2020

Microsoft Teams vs Slack - Anzahl täglich aktiver User 2017 - 2020

Microsoft Teams Komponenten

Microsoft Teams hat verschiedene Kernkomponenten, durch die es sich zum Teil stark von anderer Kollaborationssoftware unterscheidet:

Teams und Kanäle

Teams bestehen aus Kanälen, d.h. aus Gesprächsforen zwischen Teamkollegen.

Gespräche innerhalb von Kanälen und Teams

Alle Teammitglieder können verschiedene Gespräche im Channel „Allgemein“ anzeigen oder andere Channels erstellen und darüber kommunizieren. Ähnlich wie bei Slack gibt es eine @-Funktion, um andere Mitglieder zu verschiedenen Gesprächen einzuladen oder direkt anzusprechen.

Eine Chat-Funktion

Die grundlegende Chat-Funktion ist in den meisten Anwendungen für die Zusammenarbeit üblich und kann zwischen Teams, Gruppen und Einzelpersonen stattfinden.

Speicherung von Dokumenten in SharePoint

Jedes Team, das Microsoft-Teams verwendet, verfügt über eine Webseite in SharePoint Online, die einen Standard-Dokumentenbibliotheksordner enthält. Alle Dateien, die in allen Gesprächen gemeinsam genutzt werden, werden automatisch in diesem Ordner gespeichert. Berechtigungen und Sicherheitsoptionen können auch für vertrauliche Informationen angepasst werden.

Online-Videogespräche und Bildschirmfreigabe

Videogespräche mit Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens oder mit Kunden sind heutzutage nicht mehr wegzudenken. Eine Funktion für Videoanrufe ist daher das Herzstück einer Kollaborationsplattform. Zur Visualisierung, technischen Unterstützung oder der Zusammenarbeit mehrerer Benutzer in Echtzeit kann die eigene Desktop-Ansicht freigegeben und übertragen werden.

Online-Besprechungen

Mit dieser Funktion können unternehmensweite Besprechungen und sogar Schulungen stattfinden, die bis zu 10.000 Benutzer umfassen können. Die Online-Besprechungen können Personen innerhalb oder außerhalb eines Unternehmens umfassen. Diese Funktion umfasst auch eine Terminplanungshilfe, eine Anwendung zum Notizenmachen, das Hochladen von Dateien und Chat-Messaging während der Online-Besprechung.

Audio-Konferenzen

Dies ist eine Funktion, die man in vielen Kollaborationsplattformen nicht findet. Mit Audiokonferenzen kann jeder per Telefon an einem Online-Meeting teilnehmen. Mit einer Einwahlnummer, die sich über Hunderte von Städten erstreckt, können sogar Benutzer teilnehmen, die unterwegs sind. Der Vorteil: Es wird keine Internetverbindung benötigt. Hinweis: Die Nutzung der Audio-Konferenzen ist nur in bestimmten Lizenzen enthalten.

Vollständige Telefonie

Die Zeiten, in denen man nach Voice-over-IP-Anbietern (Internettelefonie, kurz VoIP) suchte und viel Geld für ein Telefonsystem ausgab, gehören der Vergangenheit an. Microsoft Teams kann bei Bedarf die bestehende Telefonanlage eines Unternehmens vollständig ersetzen. Dies erfordert eine zusätzliche Lizenzierung.


Warum sollte man Microsoft Teams verwenden?

Unternehmen können Microsoft Teams verwenden, da es benutzerfreundlich ist und eine digitale Arbeitsumgebung zwischen entfernten Benutzern bietet. Personen, Projekte, Produkte und andere Geschäftselemente können dabei von Microsoft Teams profitieren.

Für Unternehmen, die Skype für Unternehmen bereits nutzen, wird der Teams-Client den Skype-Client ersetzen, aber alle zusätzlichen vorhandenen Funktionen bleiben gleich.

Microsoft Teams ist vom Konzept her ähnlich wie die beliebte Kollaborationssoftware Slack, bietet jedoch einiges mehr an Optionen. Zudem ist Microsoft Teams kostenlos in Office 365 enthalten.


Verwendung von Microsoft-Teams

Microsoft Teams ist unkompliziert und benutzerfreundlich. Es ist wenig bis gar keine Einrichtung erforderlich. Dennoch sollte man sich vor der unternehmensweiten Einführung einige Gedanken darüber machen, wie ein Unternehmen die Plattform nutzen möchte. Es gibt dabei zwei mögliche Ansätze:

Der organische Ansatz

Ein Unternehmen kann sich für die sofortige Einführung von Microsoft Teams auf eine Art und Weise entscheiden, bei der jeder im Unternehmen mit der Plattform tun kann, was immer er will. Die Team-Plattform wird durch die Nutzung somit organisch wachsen.

Der kontrollierte Ansatz

Bei dem kontrollierten Ansatz wird die Nutzung von Microsoft Teams für bestimmte Aspekte des Unternehmens vorgeschrieben. Zudem wird streng kontrolliert, wer die Plattform nutzen kann und wer welche Dinge innerhalb des Unternehmens tun kann. Hierbei ist ein stufenweiser Einführungsplan sinnvoll bzw. notwendig.


Einfache Benutzerführung

Aus der Sicht der Benutzer ist Microsoft Teams intuitiv und die Lernkurve ist recht klein. Bei Bedarf können für die Teammitglieder maßgeschneiderte Schulungen angeboten werden, aber es gibt auch gute Online-Schulungsmaterialien, die von Microsoft zur Verfügung gestellt werden.

Die Schulungen werden in Form einer Reihe von kurzen Videos präsentiert, die zeigen, wie man verschiedene Funktionen innerhalb von Microsoft Teams ausführt.

Da es einfach ist, Dokumente innerhalb von Teams für mehrere oder alle Mitglieder gemeinsam zu nutzen, können kundenspezifische Schulungsmaterialien und Geschäftsrichtlinien innerhalb der Plattform für neue Benutzer oder Mitarbeiter zugänglich gemacht werden.


Fazit zu Microsoft Teams

Teams ist eine leistungsstarkes und äußerst nützliches Kollaborationstool für die digitale Zusammenarbeit. Microsoft Teams ist kostenlos in Office 365 enthalten, so dass jeder Office-Benutzer alle Vorteile dieser Kollaborationslösung nutzen kann. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es die Teamarbeit durch Zusammenarbeit, gemeinsame Nutzung von Dateien, Kommunikation per Video oder Chat – und das alles unter einer Plattform – sehr vereinfacht.

Microsoft Teams Übersicht

Gestartet14.03.2017
FirmensitzRedmond, Washington
Benutzer (April 2020)75 Millionen
Unternehmen, die Teams nutzen (2019)500.000
Bildungseinrichtungen, die Teams nutzen183.000
Team-Meetings pro Tag (April 2020)2,7 Milliarden
Microsoft Team Web Traffic (April 2020)187 Millionen
Verfügbare Länder181
Verfügbare Sprachen44
Quellen: Microsoft, Business Insider, The Verge

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